פורסם:
פרוטוקול ועד בית הוא הסיכום הכתוב של אסיפת בעלי הדירות: מי השתתף, על מה הצביעו ומה הוחלט – ובראש ובראשונה מי נבחרו לוועד הבית. זה המסמך שהבנק מבקש כשפותחים חשבון לוועד, וזה המסמך שמוכיח מאוחר יותר מה הוחלט אם מתעוררת מחלוקת.
בהרבה בניינים הפרוטוקול נכתב בחופזה על דף בסוף האסיפה, ואז מתברר שחסרים בו פרטים שהבנק או הדיירים צריכים. ריכזנו כאן מה חייב להופיע בו, דוגמה שאפשר להעתיק, ומה לעשות איתו אחרי האסיפה.
מתי צריך פרוטוקול ועד בית?
- בחירת ועד בית או החלפתו: הוועד נבחר באסיפה הכללית של בעלי הדירות, ולכן כל בחירה או החלפה צריכה להיות מתועדת.
- פתיחת חשבון בנק או שינוי מורשי חתימה: הבנק מבקש פרוטוקול שמציין מי הוועד שנבחר.
- החלטות כספיות: אישור תקציב, גובה דמי הוועד, עבודות תחזוקה ושיפוץ.
- התקשרות עם חברת ניהול או ספקים: כדי שיהיה ברור מי אישר את ההסכם ובאיזה רוב.
מה כותבים בפרוטוקול בחירת ועד בית?
- פרטי הבניין: כתובת מלאה, ואם הבית רשום – מספר גוש וחלקה.
- מועד ומקום האסיפה ומי כינס אותה.
- רשימת משתתפים: מספר דירה ושם בעל הדירה או מי שמייצג אותו, ובכמה דירות מתוך כלל הדירות מדובר.
- סדר היום כפי שנשלח לדיירים בהזמנה.
- ההחלטות: מי נבחר לוועד (שם, דירה, טלפון), מי הגזבר, ומי מורשי החתימה בחשבון.
- תוצאות ההצבעה על כל החלטה: בעד, נגד, נמנעים.
- חתימות: של יושב ראש האסיפה ושל מי שרשם את הפרוטוקול, ורצוי גם של חברי הוועד שנבחרו.
לפי כל זכות, בוועד יכולים להיות חבר אחד ועד חמישה חברים, החברים לא חייבים להיות בעלי דירות, וכשיש יותר מחבר אחד נבחר גזבר מביניהם. כדאי שהפרוטוקול ישקף את זה במפורש.
פרוטוקול ועד בית לפתיחת חשבון בנק
האגודה לתרבות הדיור מציינת שיש חובה לפתוח חשבון בנק לבית המשותף, ושלבנק מגיעים עם פרוטוקול האסיפה הכללית שמציין את הוועד שנבחר. כל בנק קובע את רשימת המסמכים הנוספים שלו (למשל צילומי תעודות זהות של מורשי החתימה), ולכן כדאי לברר בסניף לפני האסיפה ולכלול בפרוטוקול בדיוק את מה שהבנק צריך: שמות מורשי החתימה, כמה חתימות נדרשות על כל העברה, ומי מקבל גישה לחשבון.
דוגמה לפרוטוקול בחירת ועד בית
אפשר להעתיק את הנוסח לוורד ולמלא את הפרטים:
פרוטוקול אסיפה כללית של בעלי הדירות
בבית המשותף ברחוב ________ מס' ___, ________ (גוש ____ חלקה ____)
התקיימה ביום ____ בתאריך ________ בשעה ____, ב________.
נוכחים: בעלי ___ דירות מתוך ___ דירות בבניין (רשימת דירות ושמות מצורפת).
יושב ראש האסיפה: ________ רושם הפרוטוקול: ________
סדר היום: 1. בחירת ועד הבית. 2. בחירת גזבר ומורשי חתימה. 3. פתיחת חשבון בנק לוועד הבית.
החלטה 1: לוועד הבית נבחרו: ________ (דירה __), ________ (דירה __), ________ (דירה __). בעד ___ נגד ___ נמנעים ___.
החלטה 2: הגזבר: ________. מורשי החתימה בחשבון: ________ ו-________, בחתימת ___ מהם יחד. בעד ___ נגד ___ נמנעים ___.
החלטה 3: הוועד יפתח חשבון בנק על שם ועד הבית בבנק ________ סניף ____. בעד ___ נגד ___ נמנעים ___.
חתימת יושב ראש האסיפה: ________ חתימת רושם הפרוטוקול: ________
הנוסח הוא דוגמה כללית. אם בתקנון הבניין יש הוראות מיוחדות לגבי בחירת הוועד או מורשי החתימה, הן גוברות, ובמקרה של ספק כדאי להתייעץ עם עורך דין.
מה עושים עם הפרוטוקול אחרי האסיפה?
- שולחים עותק לכל בעלי הדירות, כולל מי שלא הגיע.
- שומרים את המקור יחד עם ההזמנה לאסיפה ורשימת המשתתפים.
- מעבירים לבנק את מה שהוא ביקש, ומעדכנים אותו בכל פעם שהוועד מתחלף.
איך מכנסים את האסיפה עצמה ובאיזה רוב מקבלים החלטות – במדריך אסיפת דיירים בבית משותף. ומה קובע התקנון לגבי הנציגות – בתקנון בית משותף.
מי מנהל את הפרוטוקולים כשיש חברת ניהול?
כשהבניין עובר לחברת ניהול ועד בית חיצוני, היא מכינה את ההזמנות לאסיפה, רושמת את הפרוטוקול ושולחת אותו לדיירים, ומטפלת מול הבנק – והוועד מפקח ומאשר. בהיחידה לניהול בניינים משותפים אפשר לקבל פרטים בטלפון 053-3483957.
שאלות נפוצות על פרוטוקול ועד בית
האם חובה לפתוח חשבון בנק לוועד בית?
כן. לפי האגודה לתרבות הדיור יש חובה לפתוח חשבון בנק לבית המשותף, ולבנק מגיעים עם פרוטוקול האסיפה הכללית שבחרה את הוועד.
כמה חברים יכולים להיות בוועד הבית?
חבר אחד או יותר, אבל לא יותר מחמישה. כשיש יותר מחבר אחד, בוחרים מביניהם גזבר.
האם חבר ועד הבית חייב להיות בעל דירה?
לא. החוק לא מחייב שחברי הוועד יהיו בעלי דירות בבניין, אלא אם התקנון של הבניין קובע אחרת.
כל כמה זמן בוחרים ועד בית?
האסיפה הכללית מתקיימת פעם בשנה אלא אם התקנון קובע אחרת, והוועד מכהן עד שנבחר ועד חדש. אסיפה שלא מן המניין יכולה להחליף ועד גם באמצע התקופה.
